Marcas de formato en Word y cómo ayudan en la maquetación

Las marcas de formato constituyen una serie de símbolos no imprimibles que advierten de la presencia de caracteres ocultos y especiales, saltos y espacios en un documento. Su vista se puede activar y desactivar, y se incluye dentro de las opciones de distintos programas para diagramar y procesar textos como InDesign, Pages, OpenOffice y Word.

En mis tutoriales de conversión de documentos de Word a MOBI y a EPUB, así como en mi curso de maquetación, recomiendo activar la vista de las marcas de formato (con el botón ¶, Mostrar todo, o a través de las opciones de Word). Ellas permiten detectar problemas «invisibles» y elementos que pueden dar errores en el resultado final, como tabuladores, saltos de párrafo para cambiar de página y espacios de más.

No hace mucho un lector de este blog me preguntó por el significado de ciertas marcas de formato. ¡Qué sorpresa me llevé al darme cuenta de que Office no tiene en su página de ayuda ninguna leyenda completa de tales marcas! Si no sabemos qué significan, ¿cómo podemos aprovecharlas? Y, realmente, vale la pena conocerlas porque permiten trabajar detalles que mejoran la apariencia de un archivo y contribuyen a la maquetación impresa y digital.

Salí a recolectar marcas, las puse a prueba, analicé su comportamiento y aquí las traigo descritas y clasificadas. Las instrucciones para insertar determinados saltos y caracteres se basan en Word para Office 365, pero las posibilidades existen en versiones previas.

Debido a la extensión de esta entrada y su carácter más de consulta que de lectura, preparé una tabla descargable e imprimible que resume las marcas de formato. A la vez, incluyo una tabla de contenido que permite saltar a marcas específicas.

Saltos

¶ El calderón marca el final de un párrafo y se hace al presionar la tecla Enter o Intro. Adquiere el formato del carácter o del párrafo al lado del cual se ubica (negrita, color, cursiva, tipo y tamaño de fuente).

Cuando se trabaja con libros electrónicos, es importante verificar que no haya párrafos vacíos en ningún caso, ni para crear espacios entre párrafos, ni para acomodar títulos al inicio de página ni para avanzar a la siguiente.^[1] Más bien, se debe usar el espaciado posterior o anterior en el menú Párrafo, los estilos y los saltos de página. Aun para documentos impresos o distribuidos como PDF, esto permite evitar la inconsistencia del espacio entre párrafos.

La flecha que desciende y apunta hacia la izquierda indica el salto de línea. Se trata del salto realizado con Mayús+Intro. Este marca un cambio de línea sin cambio de párrafo. Dicho salto permite dividir un título en dos o más líneas sin afectar la tabla de contenido y colocar versos de poesía. Su particularidad es que mantiene el mismo formato de párrafo que la línea anterior y no se le aplica el espaciado establecido en el estilo. Su tamaño permanece igual al cambiar el porcentaje de zoom en el documento. Se convierte sin problemas a un formato de libro electrónico.

La misma flecha entre dos líneas verticales marca el salto de ajuste del texto (en Formato > Saltos > Ajuste del texto). Cuando se coloca texto al lado de una imagen u otro objeto flotante, este salto hace que el cursor se ubique debajo del objeto y se pueda seguir escribiendo. Aun cuando se cambie el tamaño de la imagen, el salto continuará allí. En otras palabras, funciona como un salto de línea que «aterriza» debajo de un objeto: el texto siguiente al salto mantiene el formato y no es tratado como un párrafo aparte. Al convertir el documento a MOBI o a EPUB, queda un salto de línea convencional, pero no contribuye a posicionar texto en torno a la imagen.

Una línea formada por puntos dobles señala un salto de sección. Se inserta en Formato > Saltos > Saltos de sección. Si no hay texto en la línea donde se inserta, se extiende de margen a margen. Si hay texto, ocupa el resto de la línea. Cuando el espacio es suficiente, lleva la leyenda «Salto de sección» y entre paréntesis el tipo de salto (página siguiente, continua, página par, página impar). En caso de que la línea quede junto al margen derecho, se verán solo algunos puntos y no la descripción.

La línea punteada identifica el salto de página. Si hay espacio, sale la leyenda correspondiente. Si no, se ven algunos puntos hasta el margen derecho. Incluye una marca de final de párrafo. Se introduce por medio de Ctrl+Intro o la pestaña Insertar.

Aunque en Word no es así, para efectos de un libro electrónico el salto de página y el salto de sección de página siguiente, página impar y página par dan el mismo resultado y no crean pantallas en blanco en la aplicación de lectura electrónica. Estos saltos son la única forma de crear un cambio de página (o de pantalla) consistente, así que resulta imprescindible insertarlos si se quiere usar un archivo DOC o DOCX para conversión.

La línea punteada con más espacio entre puntos es el salto de columna. Funciona como tal en un documento que tenga más de una. Si no, equivale a un salto de página. Se comporta del mismo modo que las marcas de los dos saltos anteriores. Se puede insertar con el atajo de teclado Ctrl+Mayús+Intro.

La división de un texto en columnas no es reconocida por las aplicaciones de lectura electrónica, así que no vale la pena utilizarla en un manuscrito. No obstante, el salto de columna se interpreta como un salto de página al convertir con Calibre y puede crear efectos no deseados en el eBook.

▪▪ Dos cuadrados pequeños negros indican la aplicación de una de las opciones de paginación. Estos caracteres aparecen enmarcando un título o la primera línea de un párrafo fuera de sus márgenes. Dependiendo del espacio anterior o posterior al párrafo pueden aparecer con altura variable en relación a dicha línea. Las opciones que los activan están dentro del menú Párrafo en la pestaña Líneas y saltos de página y son:

• Conservar con el siguiente. Establece que un párrafo se mantenga en la misma página que el que viene después. Es ideal para títulos de nivel 2 en adelante que no comienzan en página aparte y útil para los párrafos que introducen una lista. Funciona igual que la propiedad CSS page-break-after: avoid;.
• Conservar líneas juntas. Evita el salto de página entre las líneas de ese párrafo. Equivale a la propiedad page-break-inside: avoid;. Resulta de utilidad cuando se trabaja con recuadros, citas destacadas o versos de poesía intercalados en la narración.
• Salto de página anterior. Hace que un título inicie una página, con lo cual se ahorran los saltos manuales. Lo recomiendo para los estilos de título. Equivale a page-break-before: always;.
• Suprimir números de línea. Si se ha activado la numeración de líneas en un documento, esta opción la desactiva para un párrafo dado. También se llega a ella por medio de Formato > Números de línea > Suprimir del párrafo actual. Los números de línea automáticos son ignorados en los programas conversores.

La única de estas opciones con aplicabilidad en el Kindle es la del salto de página anterior. La de conservar las líneas juntas funciona también en Apple Books (antes llamado iBooks). Por su parte, Adobe Digital Editions es una de las pocas aplicaciones con soporte para page-break-after: avoid;.

Espacios

· El punto medio indica un espacio normal, hecho con la barra espaciadora. Raro (por no decir inexistente) es el manuscrito que no tenga algún espacio innecesario, ya sea dos o más entre palabras, alguno al comienzo o al final del párrafo. El problema inverso (omitir espacios) se da con frecuencia, generalmente antes y después de los signos de puntuación.

° El símbolo de grado adquiere diferentes sentidos dependiendo de los espacios que tenga alrededor:

• Seguido y precedido de un espacio identifica un espacio largo (em space). Este se hace por medio de Insertar > Símbolo > Más símbolos > Caracteres especiales. Equivale al tamaño de fuente en puntos.
• Seguido de un espacio marca un espacio corto (en space), insertado como el anterior. Equivale a la mitad del tamaño de fuente. No confundir con el espacio fino (que en Unicode equivale a un quinto del tamaño de fuente), recomendado por la Ortografía de la lengua española (2010) para unir números con porcentajes, símbolos monetarios y unidades de medida. Curiosamente, el espacio fino no lleva marca de formato en Word. Es posible introducirlo con Alt+8201 en el teclado numérico.
• Si no tiene espacios alrededor, es un espacio de no separación (nonbreaking space). Las palabras unidas por este espacio se mantienen siempre en la misma línea. Es lo ideal para evitar que un número se separe de una unidad de medida. Para lograr este efecto en un espacio fino, se debe usar Alt+8239.

Un rectángulo blanco con bordes grises es la marca del 1/4 espacio largo (four-per-em space). Como su nombre lo indica, equivale a una cuarta parte del tamaño de fuente. Dependiendo del zoom, esta marca puede verse como una barra vertical en Word.

Todos estos espacios sí se convierten cuando están presentes en un documento de Word. Las marcas correspondientes cambian su formato según las opciones de fuente activas cuando se insertan (véase la imagen del salto de párrafo).

La flecha que apunta a la derecha revela la tabulación. El blanco antes o después de la flecha depende del espacio entre cada tabulación. Aparece al presionar la tecla del tabulador o cuando se aplican listas automáticas.

El uso del tabulador siempre da problemas en libros electrónicos porque el espacio que abarca es interpretado de distintas formas por los lectores electrónicos. Por eso, para las sangrías de primera línea conviene usar los estilos y, para mayor separación entre palabras o caracteres, los espacios largos. En las listas automáticas, el autor no puede influir mucho, a pesar de las opciones de lista que trae Word. Por eso, en mi curso de maquetación incluyo un método para insertar listas manuales, especial para quienes deseen una mayor personalización de las viñetas y del sangrado en relación con el cuerpo del texto.

Guiones y otros signos de unión o separación

¬­ El guion con el extremo derecho que desciende representa el guion opcional (optional hyphen). Este signo permite la separación de la palabra en ese lugar si corresponde. Resulta de gran ayuda para resolver problemas de justificación o para ajustar la división silábica. Muchos usuarios insertan en su lugar un guion normal, lo cual no es conveniente, aun en documentos que solo se van a imprimir o distribuir como PDF; porque, si luego modifican el párrafo en cuestión, queda una palabra «equivocada-mente se-parada».

En libros electrónicos, el uso del guion opcional es casi innecesario, puesto que varias aplicaciones de lectura electrónica (entre ellas el Kindle con tipografía mejorada) realizan automáticamente la separación silábica.

− Un símbolo difícil de distinguir es el del guion de no separación (nonbreaking hyphen). Luce como un guion normal cuando no están activadas las marcas de formato y como un guion ligeramente más delgado y más elevado cuando sí lo están. Este signo se usa cuando tenemos una expresión con guiones y no deseamos que se separe, como nombres propios e intervalos numéricos. Si en nuestro documento vemos problemas de separación de palabras, conviene fijarse en esto. No adquiere el formato de los caracteres vecinos, así que esta es una forma de diferenciarlo cuando tenemos activada la opción Mostrar todo.

El guion de no separación se convierte bien a un formato de eBook de texto fluido y su comportamiento es el esperado.

‌ El rectángulo sin relleno dentro de otro es una separación opcional sin ancho (no-width optional break) y también el espacio de anchura cero (zero-width-space). Lo primero se usa para dividir entre líneas caracteres que forman parte de una misma palabra. Es útil cuando se escribe una URL completa en Word, dado que se puede insertar este carácter entre las barras y así evitar problemas con la alineación del párrafo. Lo segundo es un espacio entre palabras que, al carecer de ancho, no se ve, pero permite el salto de línea. En otras palabras, ambos caracteres tienen el mismo efecto.

‍ El rectángulo gris dentro de un rectángulo sin relleno indica una ligadura (no-width non break, también conocido como zero-width-joiner). Une dos caracteres que se representarían separados de otro modo. En el caso del árabe y la escritura devanagari, pueden aparecer formas alternativas de la palabra. En español, se puede usar para evitar el salto de línea entre ciertos signos; por ejemplo, la raya del diálogo de la palabra que la sigue (cosa que ocurre con frecuencia en Word). Conviene aumentar la vista de pantalla para distinguir bien esta marca y la anterior.

Estos dos signos no se convierten desde Word.

Herramientas para índices y tablas

¤ El signo monetario genérico (universal monetary symbol) es un marcador de final de celda y de final de fila. Aparece en una tabla después del último carácter de la celda y también a la derecha de cada fila, como si fuera una columna adicional. Permite identificar problemas en una tabla y asegurarse de la consistencia de su formato. Adquiere las propiedades de fuente del último elemento de la celda (o de la tabla entera) y puede aparecer cortado si no hay suficiente espacio entre celdas.

Cuando se trabaja con tablas, muchos usuarios emplean los saltos de párrafo y de línea para centrar verticalmente el contenido de una celda (sobre todo si hay otras con más texto) y realizan diferentes ajustes manuales de filas y columnas. El tema de las tablas en eBooks podría ser objeto de un artículo extenso y le dedico gran parte de una de las lecciones en mi curso de maquetación. En líneas generales, con las tablas que se van a convertir en un documento, lo mejor es borrar todo elemento aparte del texto, permitir que la misma aplicación de lectura realice el ajuste de celdas y olvidarse de que la tabla se vea igual que en Word.

Un calderón encerrado en un rectángulo punteado, con otra línea punteada como subrayado, es el separador de estilos (style separator). Esta función poco conocida de Word se activa por medio de Ctrl+Alt+Intro. Adquiere el formato del estilo que limita. Permite crear entradas de una tabla de contenido a partir de extractos de texto dentro de un párrafo. He aquí el procedimiento para usarlo.

El separador de estilos funciona como un salto de párrafo en libros electrónicos, así que es preferible evitarlo en archivos para conversión.

El texto con subrayado punteado entre dos llaves, cada una encerrada en un rectángulo punteado, señala dos tipos de códigos de campo: TC (elemento de tabla de contenido) y XE (entrada de índice). Estos se agregan mediante Insertar > Elementos rápidos (dentro del grupo Texto) > Campo…  Su inserción muestra automáticamente todas las marcas de formato.

Aunque en este blog he usado los términos índice y tabla de contenido indistintamente, en Word una tabla de contenido (table of contents o TOC) es una lista de las partes en las cuales se estructura un libro, por orden de aparición; mientras que el índice (index) es una lista de palabras o frases que destaca conceptos o informaciones que el lector puede estar buscando, por orden alfabético. En este espacio, voy a hacer la distinción correspondiente, ya que es relevante para el tema que nos ocupa.

El uso de los códigos de campo permite personalizar las opciones de tabla de contenido en Word. En mi entrada sobre la creación de esta para eBooks y en mi curso de maquetación, explico cómo manejar algunas de dichas opciones desde el cuadro de diálogo correspondiente. El código de campo, por su parte, tiene una sintaxis particular, editable, y representa determinados datos y funciones que pueden actualizarse automáticamente, por medio de instrucciones y modificadores.

La ventaja del uso de los códigos de campo es insertar directamente lo que se necesita, sin saltar de uno a otro cuadro de diálogo, y a la vez activar funciones a las que no se puede acceder de otro modo.

En una tabla de contenido, la inserción de un campo TC permite crear una especie de marcador con texto oculto en ese lugar, que va a funcionar como ubicación y como entrada. Esa es la manera de insertar algo que me han preguntado algunas veces: un título que aparezca solo en la tabla de contenido, pero no en el lugar correspondiente. Esto sirve para la dedicatoria, la página de derechos, un mapa o una imagen de página completa. Les dejo aquí un video (en inglés) que describe el procedimiento.

Tal forma de personalizar la tabla de contenido funciona en los EPUB generados con Calibre, pero no en los MOBI. En estos últimos, la entrada del campo TC aparece con enlace roto en la página de la tabla de contenido y no se incluye en la vista NCX.

En el índice, aparece siempre un número de página que identifica la ubicación de las palabras. No existe la posibilidad de hipervínculo en el índice y, si la hubiera desde Word, tampoco funcionaría como está concebida, dado que en un eBook de texto fluido los números de página del archivo original no tienen sentido. Calibre crea hipervínculos a partir de los índices, donde los números de página son sustituidos por el término seleccionado, pero esto luce redundante y no facilita la búsqueda dentro del libro.

Para crear índices de materias, recomiendo más bien insertar marcadores, hacer referencia a la sección o capítulo del libro donde aparece el término y agregar un enlace a ese lugar del documento.

Curiosamente, los marcadores tienen una marca que no se activa con Mostrar todo, sino por medio de Archivo > Opciones > Avanzadas > Mostrar contenido de documento > Mostrar marcadores. Word usa corchetes grises para indicar su presencia. Cuando se selecciona más de un carácter como marcador, dos corchetes encierran el texto. Cuando se coloca el cursor en un punto, los corchetes aparecen invertidos y fusionados.

Los marcadores tienen gran utilidad en un libro electrónico. Permiten trabajar todo tipo de hipervínculos internos en el documento: índices personalizados, notas finales, notas dentro de una tabla o al término de un capítulo, glosarios interactivos, referencias a otras secciones del libro para permitir una lectura no lineal. Además, cuando se usa un documento de Word para convertir a MOBI, aplicar el marcador toc al título de la tabla de contenido hace que el Kindle reconozca esa página como tal.

Opciones especiales de inserción de texto u objetos

Un rectángulo punteado que encierra números y símbolos visibles en el documento indica que dichos caracteres son llamadas automáticas de notas al pie y notas finales. Se aplica también al separador de las notas. Las marcas en estos casos destacan la particularidad de que el texto no ha sido insertado de forma manual y, para modificar los símbolos o la numeración, se hace necesario usar las opciones correspondientes en los cuadros de diálogo.

En un libro electrónico, toda nota insertada por medio de Word se convierte en nota final y adquiere navegación en ambos sentidos. El programa conversor determina el estilo de las llamadas de nota. Calibre les aumenta el tamaño y agrega una flecha en las notas, mientras que en el Kindle aparecen voladas y entre corchetes, con un separador al final del libro.

Un ancla azul al margen izquierdo del documento marca un delimitador de objeto. Solo es visible cuando se selecciona un objeto flotante y la opción Mostrar todo está activada (o la casilla de mostrar siempre en las opciones de Word). El símbolo especifica con cuál párrafo se relaciona el objeto y esto afecta su localización. Word ofrece diferentes posibilidades de ajuste del objeto, en Tamaño y posición, al hacer clic con el botón derecho del mouse. Si se activa la casilla Bloquear delimitador dentro de la pestaña Posición, el ancla adquiere un candado amarillo. Eso significa que el objeto estará siempre en la misma página que el párrafo con el que está asociado.

En mi curso de maquetación, así como en mi tutorial de inserción de imágenes en Word, recomiendo colocar estas siempre en línea con el texto. La flotación suele dar problemas en los libros electrónicos de texto fluido. Aun con una edición en HTML hay que hilar fino, porque uno de los riesgos consiste en que queden recuadros blancos en el párrafo cuando hay un salto de página o que al reducir el tamaño de fuente se cree un efecto de escalera con imágenes ubicadas posteriormente.

Cuando un DOC/DOCX pasa a MOBI vía KDP o Kindle Previewer, las imágenes flotantes quedan en línea con el texto. Calibre, por su parte, sí mantiene el ajuste de texto en torno a la imagen. El bloqueo del delimitador de objeto no hace diferencia en el libro electrónico.

Un subrayado punteado debajo de palabras que solo aparecen al activar Mostrar todo destaca el texto oculto. En Word es posible esconder texto por medio de Fuente > Efectos > Oculto o Alt+Shift+Q. Uno de sus usos consiste en mantener dos versiones para impresión de un mismo documento: una con notas y otra sin ellas. También permite dejar de forma provisional oraciones o párrafos en un archivo mientras se trabaja el manuscrito definitivo.

Igualmente, se pueden esconder imágenes u otros objetos incrustados (en línea con el texto) del modo descrito. En este caso, la línea punteada aparece debajo del objeto.

En los libros electrónicos, el texto y los objetos ocultos se mantienen como tales, dado que se les aplica la propiedad display:none;.

Cuándo usar las marcas de formato

Si estamos revisando el contenido de nuestro documento, las marcas de formato pueden distraernos y hacernos saltar aspectos importantes. En cambio, cuando estamos revisando la apariencia del documento y notamos algo que no funciona, hay que acudir a las marcas. La mayoría de los problemas de maquetación, tanto digital como para impresión, tiene una respuesta en las marcas de formato: errores en la numeración de página por una mala ubicación de los saltos de sección, uso del tabulador para crear sangrías, guiones manuales para separar sílabas, párrafos vacíos, confusión del salto de línea con el salto de párrafo.

Cuando se prepara un archivo para conversión a un formato de eBook vía KDP, Kindle Previewer o Calibre, los momentos de mostrarlas son: 1) durante la limpieza de formato; 2) al realizar la última revisión antes de convertir, y 3) al detectar algún error en el libro electrónico.

¿Conoces alguna marca de formato que no aparezca en esta lista? ¿Cómo las aprovechas en tu trabajo?
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[1] En mi curso de maquetación de libros electrónicos en Word (disponible en la plataforma de MOLPE) explico un método automático para deshacerse de los saltos de párrafo y espacios innecesarios sin necesidad de revisar página por página de un documento.